1、借用会议场所，应提前预定，通过OA系统进行预约登记，内容包括：时间、借用事由、活动负责人等。

2、如需使用音响设备，需提前与会场音响负责单位联系，文化会堂音响由校团委负责，其他会议室、报告厅音响由网信中心负责。

3、会议进行中，有关人员必须按要求打开安全出口门锁，保证畅通。

4、会议结束后，锁门前要进行安全检查：空调、音响、设备、照明、电源、门、窗等。钥匙及时送还。如发现不安全隐患 ，请及时和党政办联系。

5、会前对学生进行教育，要爱护公共设施，注意保洁。